Si la pregunta es cómo hacer tu trabajo sin alargar la jornada laboral, la respuesta es sencilla: evitar las "trampas de tiempo"
Publicado el 10/09/2025 por Diario Tecnología Artículo original
A menudo durante la jornada laboral se corre el riesgo de caer en ciertos hábitos y situaciones que hacen que la jornada laboral se extienda más de lo planeado por no haber completado las tareas previstas. La mayoría de estas "trampas de tiempo" surgen de comportamientos cotidianos que desgastan la concentración y van robando unos minutos preciosos que se acumulan al final de la jornada, afectando tanto la productividad como el bienestar personal.
Entender cuáles son estas prácticas y cómo influyen en la gestión del tiempo es clave para evitar que la jornada se alargue innecesariamente y recuperar el control sobre el horario laboral.
1. Conversaciones informales que se prolongan
Uno de los motivos más comunes para quedarse hasta más tarde en el trabajo son las charlas improvisadas en la máquina de café que se convierten en largas conversaciones. Según contaba a Fast Company Kiki Ramsey, CEO de Positive Psychology Coaching and Diversity Institute, "Las conversaciones rápidas café pueden convertirse fácilmente en charlas de 30 minutos"
La experta explica que, para evitar este tipo de interrupciones, lo recomendable es programar estas interacciones como pausas conscientes. Es decir, quedar con esa persona con la que quieres comentar algo para hacer una pausa para tomar café o un almuerzo planificado. De ese modo, se evita que interfieran con la concentración y la agenda laboral. De ese modo, se mantiene el componente social entre compañeros, que contribuye al buen ambiente laboral, sin que interfiera ni en la productividad propia ni en la del resto de compañeros.
2. Mirar un correo y terminar viendo vídeos de gatitos
Otra trampa frecuente está en las pausas, inicialmente cortas, que se transforman en largos periodos de distracción. En este sentido, el uso ilimitado del móvil es uno de los principales culpables de la pérdida de tiempo durante la jornada laboral.
Ramsey aconseja establecer un temporizador o una alarma para controlar estos descansos y asegurarte de que son breves. Las apps están diseñadas para atrapar tu atención, por lo que no es extraño coger el móvil para consultar un correo y pasarse una hora mirando vídeos de gatitos. Mantener el control sobre estos momentos resulta fundamental para no caer en la sobreextensión voluntaria del horario laboral.
3. Atender asuntos personales durante el horario laboral
El teletrabajo ha difuminado los límites horarios clásicos, lo cual puede hacer que se atiendan asuntos personales durante la jornada laboral. Esto incluye llamadas, gestiones o cualquier otro trámite que vaya desviando la atención del trabajo.
Aunque parezca inofensivo, Ramsey señala que este tipo de distracciones afecta la concentración y alarga la jornada más de lo necesario. "Aunque los límites entre lo laboral y lo personal se han desdibujado, las llamadas o los recados personales pueden mermar la concentración y la productividad", aseguraba la experta.
La recomendación en estos casos es reservar bloques específicos en la agenda semanal para atender dichos asuntos, o bien atenderlos antes o después de la jornada laboral. Esto ayudará a mantener la concentración y calidad del trabajo, evitando que las interrupciones personales terminen haciendo que salgas más tarde.
4. La importancia de decir "no"
Aceptar tareas o responsabilidades ajenas puede alterar las prioridades propias y extender el horario de trabajo. Ramsey aconseja rechazar con amabilidad aquellas tareas que no correspondan a las responsabilidades asignadas, y redirigirlas a la persona adecuada. Si eso no es posible, incluir esa tarea en la planificación del día siguiente para evitar que interfiera en tus objetivos.
La falta de capacidad para poner límites claros genera una sobrecarga que provoca que se trabaje más tiempo para cubrir todo. Esta capacidad para decir "no" es uno de los mayores aprendizajes de millonarios como Elon Musk o Warren Buffet.
Esta dificultad para decir "no" es una causa importante de la extensión no planificada del día laboral, ya que obliga a añadir actividades extras a la rutina sin haber previsto el tiempo para ellas, lo que alarga la jornada sin aportar valor real al trabajo propio.
5. Microgestión innecesaria
Un factor que consume mucho tiempo es la vigilancia excesiva o microgestión de lo que hacen tus compañeros. "Supervisar demasiado las tareas de los demás es una pérdida de tiempo y genera estrés innecesario, tanto para ti como para ellos", señala Ramsey.
En lugar de eso, procura confiar en los procesos, ofrece apoyo a los compañeros con menos experiencia solo cuando sea necesario. Centrar la atención en tus propias tareas mejora la eficiencia general y evita la prolongación del horario. Además, este tipo de gestión no solo retrasa el avance de tus tareas, sino que puede duplicar la carga de trabajo y crear un ambiente de desconfianza que hace que se inviertan más horas de las necesarias.
Estrategias para evitar estas trampas y recuperar tu tiempo
Para evitar caer en estas "trampas de tiempo", la experta en productividad recomienda planificar con antelación las tareas de la semana. Al menos las más importantes. "Tómate un tiempo el domingo para planificar tu semana. No tiene que ser nada sofisticado. Puede ser simplemente un repaso rápido de tus prioridades, proyectos y objetivos para la semana. Así, cuando llegue el lunes, estarás listo para empezar, en lugar de pasar parte de la mañana del lunes pensando en qué hacer primero", señala Ramsey.
Esta técnica abre camino para un mejor manejo del tiempo, pues permite abordar las tareas de forma ordenada y evitar distracciones causadas por la improvisación, el estrés o la urgencia de última hora. Lo urgente y lo importante no siempre van de la mano, pero lo primero tiende a eclipsar a lo segundo obstaculizando el avance de los objetivos semanales.
Joe Galvin, director de investigación de Vistage, una consultoría de asesoramiento para directivos asegura que alinear los ciclos circadianos con las tareas que requieren mayor concentración también es una forma de acelerar la ejecución de tareas. "Algunos empleados están más alertas por la mañana temprano, mientras que otros reflexionan mejor por la tarde", explica Galvin.
Lo ideal es reservar las tareas complejas y estratégicas para esos picos de energía, y dejar para otros momentos las pequeñas gestiones personales o aquellas labores que requieren menos concentración.
Identificar cuándo se está más concentrado o en qué momento del día eres más propenso a procrastinar, también contribuye a ser más eficiente a la hora de abordar las tareas diarias y terminarlas en el tiempo asignado.
Imagen | Unsplash (Akram Huseyn, Jakub Żerdzicki)
utm_campaign=10_Sep_2025"> Rubén Andrés .