Hay una estrategia para centrarte y combatir la multitarea: compartimentar las tareas
Publicado el 15/06/2025 por Diario Tecnología Artículo original
Vivimos rodeados de estímulos y notificaciones que luchan por acaparar nuestra atención. El problema es que, lo que comienza como "solo un vistacito a la notificación por si es algo importante" se convierte en dos horas de vídeos de gatitos.
Tal y como cuenta Berto Pena en su blog y en su libro 'Superhábitos', compartimentar tareas ayuda a proteger tu tiempo y favorecer la concentración, algo que se ha convertido en todo un reto para aprovechar mejor cada jornada y mantener el enfoque en lo que realmente importa.
Compartimentar es una técnica sencilla que puede aplicarse a cualquier tipo de tarea, pero con la que se consigue muy buenos resultados. Se evita la procrastinación, mejora la clasificación de las prioridades y evita que las tareas se alarguen más de lo necesario.
Asignar un orden y un tiempo límite a tus tareas
Compartimentar tareas consiste en definir momentos y tiempos específicos para ciertas actividades que sabemos que debemos realizar. Para ello se utiliza una mezcla de técnicas de productividad como el 'Time Blocking' para asignar un hueco específico en el calendario que dedicaremos exclusivamente a hacer esa tarea.
Al asignar un bloque de tiempo determinado a cada tarea, se evita que el trabajo se extienda más de la cuenta, combatiendo de ese modo el efecto de la Ley de Parkinson. Esta ley de la productividad afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". De esta forma, se delimita el esfuerzo que se le dedica a cada tarea y se previene la fatiga mental al tiempo que se evita que las tareas se eternicen.
Por otro lado, al establecer un periodo de tiempo en un momento determinado, se fomenta la planificación y se condiciona a comprometerse con la tarea. Sin excusas ni aplazamientos. Al fin y al cabo, una de las mayores fricciones de la procrastinación es comenzar a hacer la tarea.
La compartimentación de las tareas obliga a adaptar la naturaleza de las tareas a los bloques de tiempo. De ese modo, si una tarea es demasiado grande para tu jornada diaria, resulta más sencillo dividirla en tareas más pequeñas que ocupen menos tiempo y programarlas en días sucesivos.
De ese modo, se mantiene la motivación para completar una tarea que ya tienes empezada aprovechando el "Efecto Zeigarnik": la tendencia natural del cerebro a terminar aquellas tareas que ya ha iniciado, incluso cuando no es obligatorio hacerlo. Tu cerebro lo hace por una necesidad irrefrenable de cerrar una puerta que se mantenía abierta.
Ventajas de segmentar las tareas en bloques de tiempo
Como ya hemos comentado, una de las principales ventajas de esta técnica es la mejora de la concentración y la reducción de la multitarea. Al dedicar un bloque de tiempo exclusivo a una actividad, se disminuye la tentación de saltar de una tarea a otra.
Otra ventaja de esta técnica es que se fomenta la regularidad y la disciplina. Compartimentar las tareas ayuda a construir hábitos al asignar con antelación una determinada tarea en una franja horaria recurrente. Al establecer esa rutina, el cerebro termina por crear conciencia e integrar el hábito asociando un determinado día y hora a una acción como uno de los disparadores de hábitos a los que hacía referencia James Clear en su libro 'Hábitos atómicos'.
Esta estrategia también facilita la gestión y organización de las tareas en el día a día. Al distribuir las tareas en compartimentos a lo largo de la semana, se obtiene una visión clara de lo que se debe hacer y cuándo. Así, se evita la improvisación y cada tarea recibe la atención y el tiempo que necesita.
Por último, compartimentar permite una mayor flexibilidad frente a los imprevistos. Algo muy útil para proyectos largos. Aunque la técnica aporta estructura, también ofrece margen para adaptarse y si surge una urgencia, es más fácil reajustar los bloques de tiempo sin sacrificar el tiempo que se dedica a cada tarea y sin provocar un efecto dominó en el resto de las tareas programadas.
Aplicarlo es fácil, pero debe ser progresivo
El primer paso para compartimentar es identificar las tareas y actividades que van a programarse en bloques de tiempo. Para empezar, es más sencillo hacerlo con tareas cortas y recurrentes, para que los resultados sean apreciables a corto plazo. Leer cada día durante una hora, hacer una hora de ejercicio, dedicar tiempo a diario a repasar los apuntes de esa asignatura que te cuesta, etc.
Una vez identificadas, se les asigna huecos específicos en la agenda siendo realistas con la duración que cada tarea necesita. No te preocupes si un día te sobra o te falta tiempo, solo tenlo en cuenta para la próxima vez que programes esa tarea. Es un proceso de aprendizaje en la que será necesario ir aplicando correcciones.
Lo que sí debe ser inamovible es tu compromiso con las tareas programadas. Si es la hora de hacerla, céntrate en ella y olvida todo lo demás. Nada de pausas ni interrupciones. Concentración y trabajo profundo hasta que termine el bloque de tiempo. Los descansos, al igual que cualquier otra tarea, también deben programarse y respetarse para evitar el agotamiento.
Se recomienda comenzar poco a poco, con dos o tres tareas a la semana, e ir sumando más bloques progresivamente a medida que se consolida la rutina y comienzan a obtenerse los primeros resultados.
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